Politique de Confidentialité & Conformité RGPD

1. Identité du Responsable du Traitement

L'association CLUB 14 MOUNTAIN BIKE, immatriculée au Répertoire National des Associations sous le numéro W142009393 et titulaire du numéro SIREN 501194906, dont le siège social est situé au 19 ROUTE D'AUNAY SUR ODON, 14111 LOUVIGNY, représentée légalement par son président Jean-Michel Bertin, est le responsable exclusif du traitement des données à caractère personnel collectées sur ce portail documentaire et via ses formulaires d'admission institutionnels.

En accord avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679 du Parlement européen) et la Loi Informatique et Libertés française, l'association garantit qu'aucun traitement automatisé de données n'est mené dans un but commercial, marketing ou publicitaire. La collecte se limite strictement aux données indispensables à la poursuite de nos objectifs statutaires d'intérêt général (santé publique, inclusion, éco-balisage, transparence opérationnelle).

2. Catégories de Données Collectées

Lors de l'utilisation de notre formulaire d'admission ou de demande de consultation des rapports d'impact, l'association collecte de manière consentie les informations nominatives suivantes :

• Identité Civile : Nom patronymique, prénom nominatif.
• Coordonnées Numériques : Adresse électronique (courriel), numéro de téléphone de rappel.
• Données Administratives : Objet de la demande statutaire (admission, éco-volontariat, consultation scientifique).
• Données Optionnelles : Prose libre de motivation, justificatifs d'aptitude médicale le cas échéant.

Nous ne collectons aucune donnée hautement sensible au sens du RGPD (opinions politiques, convictions religieuses, données génétiques), à l'exception des certificats d'aptitude médicale sportive nécessaires à la sécurité de l'onboarding de nos membres, conservés dans un coffre-fort numérique administratif crypté.

3. Finalités & Bases Légales du Traitement

Les données à caractère personnel sont recueillies pour les finalités explicites suivantes :

• Gestion des Admissions : Traitement administratif des candidatures, convocation aux ateliers d'initiation et de sensibilisation écologique de Louvigny (Base légale : Exécution d'un contrat ou adhésion statutaire).
• Communication Institutionnelle : Envoi des convocations d'assemblée générale, diffusion gratuite de nos données de terrain aux acteurs locaux (Base légale : Intérêt légitime de l'association d'utilité publique).
• Suivi Médico-Sportif : Contrôle réglementaire de la non-contre-indication à la pratique de l'effort physique du VTT (Base légale : Obligation légale et sauvegarde de la santé des pratiquants).

4. Destinataires des Données & Non-Transmissibilité

Les données collectées sont destinées à l'usage exclusif et restreint des membres habilités du secrétariat permanent du CLUB 14 MOUNTAIN BIKE. Elles ne font l'objet d'aucun transfert, vente, échange ou location à des fins commerciales ou publicitaires, que ce soit à l'intérieur de l'Union Européenne ou vers des pays tiers.

Seules les administrations publiques habilitées (Préfecture du Calvados, direction départementale de la cohésion sociale) ou l'auditeur indépendant de notre Audit 2026 peuvent se voir communiquer, sur requête légale expresse, des extraits de notre registre des adhérents dans le cadre exclusif du contrôle de notre statut de non-lucrativité et d'intérêt général.

5. Durées de Conservation des Données

Conformément aux recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), les durées de conservation des données sont strictement proportionnées aux finalités poursuivies :

• Candidatures d'Admission Non Retenues : Suppression immédiate ou conservation maximale de 6 mois après la notification de refus.
• Données d'Adhérents Actifs : Conservées pendant toute la durée de l'adhésion statutaire, puis archivées pendant une durée de 3 ans à des fins statistiques non commerciales et de preuve administrative.
• Certificats Médicaux : Détruits systématiquement à l'expiration de leur période de validité légale (1 an ou 3 ans selon les catégories d'âge).
• Formulaires de Demande de Rapports : Supprimés immédiatement après l'envoi de la ressource documentaire demandée.

Toutes les données nominatives seront purgées ou anonymisées de manière définitive lors du bilan de clôture de l'Audit 2026, prévu en Décembre 2026.

6. Droits des Personnes Concernées

Conformément à la réglementation européenne, chaque utilisateur du portail dispose des droits de contrôle suivants sur ses informations personnelles :

• Droit d'Accès : Obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie complète.
• Droit de Rectification : Demander la correction immédiate d'informations inexactes, incomplètes ou obsolètes.
• Droit à l'Effacement (Droit à l'Oubli) : Exiger la suppression définitive de vos données personnelles sous réserve d'absence d'obligation légale de conservation.
• Droit à la Limitation du Traitement : Suspendre temporairement l'usage de vos données le temps d'un examen de vérification.
• Droit d'Opposition : Vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Pour exercer l'un de ces droits statutaires, veuillez adresser votre demande signée, accompagnée d'un justificatif d'identité, à l'adresse de notre délégué à la protection des données : jijupedo@gmail.com ou par courrier postal au siège de Louvigny. Une réponse formelle vous sera adressée sous un délai réglementaire de 30 jours. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez légalement du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).